APPI
01APPI に沿った説明
利用目的、開示等のご請求、安全管理措置、苦情の申出先を日本語でまとめています。
法務情報
プライバシーポリシー（日本語）
CortexaNote が、アカウント、ワークスペース、録音、文字起こし、診療記録、サポートおよびウェブサイトに関する個人情報をどのように取り扱うかを、個人情報の保護に関する法律（APPI）を含む適用される法令に沿って説明します。
概要
この文書の対象範囲
この文書の対象範囲、当社が公開している資料、および非公開の資料のご請求方法をまとめています。
診療情報
02診療情報の取扱い
要配慮個人情報に該当する診療情報は、医療機関からの委託の範囲内で取り扱い、広告には使用せず、当社の AI モデルの学習、開発または改善にも使用しません。
越境移転
03委託先と越境移転の管理
委託先の選定・契約・定期確認を行い、米国への移転については保護措置の概要をご本人のご請求に応じて提供します。
ポリシー関連資料
法務・調達の審査に使う文書
ここでご覧いただける資料と、法務・調達の審査のためにご請求によりご提供する資料をまとめています。
概要
最終更新日：2026年9月28日 / CortexaNote 法務 / 診療記録のワークフロー
CortexaNote が、アカウント、ワークスペース、録音、文字起こし、診療記録、サポートおよびウェブサイトに関する個人情報をどのように取り扱うかを、個人情報の保護に関する法律（APPI）を含む適用される法令に沿って説明します。
適用範囲
Cortexa AI, Inc.（以下「当社」）は、CortexaNote のウェブサイト、CortexaNote Recorder、AI による診療記録作成（AI スクライブ）のワークスペース、サポート窓口および連携する各種画面を通じて取り扱う、医療従事者・管理者・医療機関および患者に関する情報の取扱いを本プライバシーポリシーで説明します。本ポリシーは、日本にお住まいの方を含むすべてのお客様に適用されます。医療機関から業務の委託を受けて患者に関する情報を取り扱う場合、当社は委託先として、委託元である医療機関（個人情報取扱事業者）の指示の範囲内で当該情報を取り扱います。
取得する情報
当社は、アカウント情報、プロフィール情報、ワークスペース情報、端末情報、請求情報、サポートに関する情報およびウェブサイトの利用情報を取得します。また、ウェブサイトのお問い合わせフォーム、デモのお申込みおよび展示会等を通じて、氏名、所属、連絡先およびお問い合わせの内容を取得します。ハードウェアをご購入いただく場合は、お名前、配送先住所、電話番号、メールアドレスおよびご注文の内容を取得します。診療記録の作成機能を利用する場合は、これに加えて、録音データ、文字起こし、診療記録の下書き、テンプレートの選択内容、診療の背景情報およびワークスペースのメタデータを取り扱います。
取得の方法
これらの情報は、お客様がアカウントを作成し、ワークスペースを設定し、サポートへお問い合わせいただく等の場合に、お客様から直接取得します。また、お客様の所属組織の管理者、連携サービスまたはお客様が接続を許可した第三者サービスから取得する場合があります。
利用目的
当社は、個人情報を次の目的で利用します。医療従事者、医療機関の担当者およびウェブサイトをご利用の方に関する情報は、(1) アカウントの作成、本人認証および管理、(2) 本サービス、Recorder その他ハードウェア連携の提供および運用、(3) 料金の請求および決済、ならびにハードウェアのご注文の処理および発送、(4) お問い合わせおよびサポートへの対応、(5) 当社の製品、サービスおよびイベントに関するご案内、(6) サービスまたはセキュリティに関する重要なお知らせの送付、(7) セキュリティの確保、不正利用の防止および障害への対応、(8) ハッシュ化または仮名化した識別子と利用状況データ（診療内容を含みません）を用いた本サービスの信頼性の測定、利用状況の分析および改善、(9) 法令上の義務の履行のために利用します。患者に関する情報（医療機関から委託を受けて取り扱う情報）は、医療機関から委託された業務、すなわち録音の文字起こし、診療記録の下書きの作成および保存、ならびにこれらに付随するサポート、セキュリティの確保、不正利用の防止および障害への対応のためにのみ利用します。上記以外の目的で個人情報を利用する場合は、あらかじめご本人の同意を取得するか、法令に基づき利用します。当社は、個人情報を販売しません。患者に関する情報（録音、文字起こし、診療の背景情報および診療記録を含みます）を、当社の AI モデルの学習、開発または改善に利用することはありません。識別可能な患者情報を広告に利用することもありません。医療従事者およびウェブサイトをご利用の方に関する一般的な個人情報（診療内容を含みません）は、仮名化または集計したうえで、本サービスの利用状況の分析および改善に利用することがあります。
要配慮個人情報の取扱い
病歴、診療情報その他の要配慮個人情報に該当する情報は、医療機関から業務の委託を受けて取り扱います。当社のウェブアプリおよびモバイルアプリには、録音を開始する前に、担当の医療従事者が患者さんへの説明と同意の取得が済んでいることを確認するための確認画面を表示する機能があります。要配慮個人情報の取得に関する同意の取得およびその記録の保管は、委託元である医療機関が行います。当社は、委託された業務の範囲を超えてこれらの情報を利用しません。
第三者提供の制限
当社は、法令に基づく場合、人の生命・身体・財産の保護のために必要であってご本人の同意を得ることが困難な場合、またはご本人の同意がある場合を除き、個人データを第三者に提供しません。医療機関から業務の委託を受けて取り扱う個人データについては、当該医療機関が第三者提供の主体となり、当社は委託先として取り扱います。当社は、広告・分析その他の目的で、患者情報や診療内容を第三者に提供しません。
外国にある第三者への提供
当社は米国に所在する事業者であり、当社の主要なシステムおよび当社が利用する主な委託先（クラウド基盤、音声の文字起こし、AI による処理、アプリケーションのホスティング等）も米国にあります。個人データは米国で保管・処理されます。米国は、個人情報保護委員会が日本と同等の水準にあると認める個人情報の保護に関する制度を有する外国には該当しません。ウェブサイトのお問い合わせフォームの内容は、フォームの受付を委託している Web3Forms（運営：Web3Creative、インド）を通じて当社に送られます。この提供は、フォーム上で提供先の国名、インドの個人情報の保護に関する制度の概要および提供先が講じる措置をお示ししたうえで、ご本人の同意を得て行います。ハードウェアのご注文の発送は、深圳市领星网络科技有限公司（中国）に委託しており、同社に配送に必要な情報を提供します。この提供は、ご注文の画面で提供先の国名、中国の個人情報の保護に関する制度の概要および提供先が講じる措置をお示ししたうえで、ご本人の同意を得て行います。医療機関から委託を受けて取り扱う個人データについては、医療機関との契約により、当社が個人情報取扱事業者の講ずべき措置に相当する措置を継続的に講ずるために必要な体制（個人情報の保護に関する法律施行規則第 16 条第 1 号）を確保し、当社が利用する米国の委託先にも同等の措置を求めます。医療機関には、米国の個人情報の保護に関する制度の概要および措置の実施状況に関する情報を提供します。これ以外の場合に外国にある第三者に個人データを提供するときは、提供先の国名、当該国の個人情報の保護に関する制度の概要および提供先が講じる措置の概要をあらかじめご本人に提供したうえで、ご本人の同意を取得します。提供先が講じる相当措置の概要について、ご本人からのご請求に応じて遅滞なく情報を提供します。
委託先の管理
当社は、ホスティング、文字起こし、AI 推論、決済、分析その他の業務を外部の事業者に委託する場合があります。当社は、委託先の選定に際して安全管理措置の内容を確認し、契約により機密保持および安全管理を義務付け、委託先における取扱状況を定期的に確認します。委託先がさらに再委託する場合は、事前の確認または同意を要するものとし、再委託先についても同様の確認を行います。
保存期間と削除
個人データの保存期間は、契約、ワークスペースの設定および適用される法令に従って定まります。録音データについては、設定に応じて保存期間の経過後に自動的に削除される仕組みを備えています。利用目的を達成する必要がなくなった場合またはご本人から削除のご請求を受けた場合は、遅滞なく削除します。契約終了時には、契約に定めるところにより、個人データを削除または返還します。
安全管理措置
当社は、個人データの漏えい、滅失またはき損の防止その他の安全管理のために、組織的、人的、物理的および技術的な措置を講じ、個人データを取り扱う米国の個人情報の保護に関する制度を把握した上でこれらの措置を定めます（外的環境の把握）。具体的には、個人データの取扱責任者の設置、取扱規程の整備、従業者への教育および秘密保持義務の徹底、入退室および機器の管理、アクセス権限の最小化と多要素認証、通信時および保存時の暗号化、アクセスログの取得と保管、脆弱性の監査（ペネトレーションテストを含む）、ならびに定期的な点検および見直しを実施しています。
Cookie・アクセス解析
当社は、Cookie および類似の技術を、ウェブサイトおよびアプリの動作、利用設定の記憶、不正利用の防止のために使用し、お客様の同意がある場合に限り、アクセス解析および広告効果の測定に使用します。必須以外の Cookie は、お客様が同意するまで設定されません。当社は、解析または広告の提供事業者に対し、保護対象保健情報（PHI）、患者情報および診療内容を提供しません。使用している Cookie の一覧および外部送信の内容は、Cookie ポリシー（日本語）に記載しています。
開示等のご請求
お客様は、当社が保有する個人データについて、利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止または消去、第三者への提供の停止および第三者提供記録の開示を請求できます。ご請求は support@cortexanote.com で受け付けます。ご請求の際は、運転免許証等の公的な書類により本人確認を行います。代理人からのご請求の場合は、代理権を証明する書類をご提出いただきます。これらの手続に手数料は申し受けません（今後、法令に従い設定する場合は本ページで公表します）。医療機関から委託を受けて取り扱う患者に関する情報は、当該医療機関が保有する個人データであるため、開示等のご請求には医療機関が対応します。当社がそのご請求を受けた場合は、その旨をご案内し、医療機関にお伝えした上で、医療機関の対応に協力します。ご請求は、受領および本人確認の完了後、遅滞なく（目安として 2 週間以内）対応し、結果は、電磁的記録の提供による方法その他ご本人が指定する方法（当該方法による開示が困難な場合は書面）により通知します。ご請求に応じられない場合は、その理由を説明します。
本ポリシーの改定
当社は、Recorder の機能追加、連携先の変更、ワークスペース機能の追加または地域ごとの要件への対応に伴い、本ポリシーを改定することがあります。重要な変更は、製品内またはワークスペースの管理者へのメールでご案内します。法令上ご本人の同意が必要となる変更を行う場合は、あらかじめご本人の同意を取得します。
苦情・お問い合わせ
本ポリシーに関するご質問、苦情および開示等のご請求は support@cortexanote.com までお寄せください。当社は、苦情のお申出を適切かつ迅速に処理するため、受付、事実確認、回答および記録の管理体制を整備しています。データ保護責任者を設置している組織は、当社のアカウント担当者にもお申出内容をお知らせください。
「CortexaNote が、アカウント、ワークスペース、録音、文字起こし、診療記録、サポートおよびウェブサイトに関する個人情報をどのように取り扱うかを、個人情報の保護に関する法律（APPI）を含む適用される法令に沿って説明します。」
