APPI
01APPI に沿った説明
利用目的、開示等のご請求、安全管理措置、苦情の申出先を日本語でまとめています。
Legal
プライバシーポリシー（日本語）
CortexaNote が、アカウント、ワークスペース、録音、文字起こし、ノート、サポートおよびウェブサイトに関する個人情報をどのように取り扱うかを、個人情報の保護に関する法律（APPI）を含む適用される法令に沿って説明します。
At a glance
What this policy covers.
A legal page should pair a plain document with a sticky table of contents and a practical review path. CortexaNote writes for Recorder, AI scribe, and EHR workflow ownership.
臨床情報
02診療情報の取扱い
要配慮個人情報に該当する診療情報は、医療機関からの委託の範囲内で取り扱い、広告および汎用 AI モデルの学習には使用しません。
越境移転
03委託先と越境移転の管理
委託先の選定・契約・定期確認を行い、米国への移転については保護措置の概要をご本人のご請求に応じて提供します。
Policy packet
Documents for legal and procurement review.
Strong legal pages make the policy easy to scan and the review path easy to find. CortexaNote keeps that pattern, but only exposes materials that are public or requestable today.
At a glance
Last updated 2026-09-14 / CortexaNote Legal / Clinical documentation workflow
CortexaNote が、アカウント、ワークスペース、録音、文字起こし、ノート、サポートおよびウェブサイトに関する個人情報をどのように取り扱うかを、個人情報の保護に関する法律（APPI）を含む適用される法令に沿って説明します。
適用範囲
Cortexa AI, Inc.（以下「当社」）は、CortexaNote のウェブサイト、CortexaNote Recorder、AI 記録（スクライブ）ワークスペース、サポート窓口および連携する各種画面を通じて取り扱う、医療従事者・管理者・医療機関および患者に関する情報の取扱いを本プライバシーポリシーで説明します。本ポリシーは、日本にお住まいの方を含むすべてのお客様に適用されます。医療機関から業務の委託を受けて患者に関する情報を取り扱う場合、当社は委託先として、委託元である医療機関（個人情報取扱事業者）の指示の範囲内で当該情報を取り扱います。
取得する情報
当社は、アカウント情報、プロフィール情報、ワークスペース情報、端末情報、請求情報、サポートに関する情報およびウェブサイトの利用情報を取得します。臨床記録機能を利用する場合は、これに加えて、録音データ、文字起こし、ノートの下書き、テンプレートの選択内容、診療上の文脈情報およびワークスペースのメタデータを取り扱います。
取得の方法
これらの情報は、お客様がアカウントを作成し、ワークスペースを設定し、サポートへお問い合わせいただく等の場合に、お客様から直接取得します。また、お客様の所属組織の管理者、連携サービスまたはお客様が接続を許可した第三者サービスから取得する場合があります。
利用目的
当社は、個人情報を次の目的で利用します。(1) 本サービスの提供およびセキュリティの確保、(2) Recorder の同期その他ハードウェア連携の運用、(3) 臨床文書の下書きの生成、(4) 臨床ワークフローの支援および品質改善、(5) 信頼性の測定、(6) 不正利用の防止、(7) サービスまたはセキュリティに関する重要なお知らせの送付、(8) 法令上の義務の履行。上記以外の目的で個人情報を利用する場合は、あらかじめご本人の同意を取得するか、法令に基づき利用します。当社は、個人情報を販売しません。また、識別可能な患者情報を広告に利用すること、および汎用 AI モデルの学習に利用することはありません。
要配慮個人情報の取扱い
病歴、診療情報その他の要配慮個人情報に該当する情報は、医療機関から業務の委託を受けて取り扱います。録音を開始する前に、当社の製品は、担当の医療従事者に対し、患者様への説明と同意の取得が済んでいることの確認を求めます。要配慮個人情報の取得に関する同意の取得およびその記録の保管は、委託元である医療機関が行います。当社は、委託された業務の範囲を超えてこれらの情報を利用しません。
第三者提供の制限
当社は、法令に基づく場合、人の生命・身体・財産の保護のために必要であってご本人の同意を得ることが困難な場合、またはご本人の同意がある場合を除き、個人データを第三者に提供しません。医療機関から業務の委託を受けて取り扱う個人データについては、当該医療機関が第三者提供の主体となり、当社は委託先として取り扱います。当社は、広告・分析その他の目的で、患者情報や診療内容を第三者に提供しません。
外国にある第三者への提供
当社の主要なシステムは米国にあり、個人データは米国で保管・処理される場合があります。医療機関から業務の委託を受けて取り扱う個人データの取扱いを米国内で行う場合、当社は委託先として委託元の監督の下でこれを取り扱います。委託に該当せず外国にある第三者への提供に該当する場合は、あらかじめご本人の同意を取得した上で、提供先の国名、当該国の個人情報の保護に関する制度の概要および提供先が講じる措置の概要をご提供します。当社は、データ処理契約または標準契約条項（SCC）等の契約上の保護措置、暗号化、アクセス制御およびアクセスログを通じて、移転先における保護水準の維持を図ります。提供先が講じる相当措置の概要について、ご本人からのご請求に応じて遅滞なく情報を提供します。
委託先の管理
当社は、ホスティング、文字起こし、AI 推論、決済、分析その他の業務を外部の事業者に委託する場合があります。当社は、委託先の選定に際して安全管理措置の内容を確認し、契約により機密保持および安全管理を義務付け、委託先における取扱状況を定期的に確認します。委託先がさらに再委託する場合は、事前の確認または同意を要するものとし、再委託先についても同様の確認を行います。
保存期間と削除
個人データの保存期間は、契約、ワークスペースの設定および適用される法令に従って定まります。録音データについては、設定に応じて保存期間の経過後に自動的に削除される仕組みを備えています。利用目的を達成する必要がなくなった場合またはご本人から削除のご請求を受けた場合は、遅滞なく削除します。契約終了時には、契約に定めるところにより、個人データを削除または返還します。
安全管理措置
当社は、個人データの漏えい、滅失またはき損の防止その他の安全管理のために、組織的、人的、物理的および技術的な措置を講じ、外国において個人データを取り扱う場合には外部環境を把握した上でこれらの措置を定めます。具体的には、個人データの取扱責任者の設置、取扱規程の整備、従業者への教育および秘密保持義務の徹底、入退室および機器の管理、アクセス権限の最小化と多要素認証、通信時および保存時の暗号化、アクセスログの取得と保管、脆弱性の監査（ペネトレーションテストを含む）、ならびに定期的な点検および見直しを実施しています。
Cookie・アクセス解析
当社は、Cookie および類似の技術を、ウェブサイトおよびアプリの動作、利用設定の記憶、不正利用の防止のために使用し、お客様の同意がある場合に限り、アクセス解析および広告効果の測定に使用します。必須以外の Cookie は、お客様が同意するまで設定されません。当社は、解析または広告の提供事業者に対し、保護対象保健情報、患者情報および診療内容を提供しません。使用している Cookie の一覧および外部送信の内容は、Cookie ポリシー（日本語）に記載しています。
開示等のご請求
お客様は、当社が保有する個人データについて、利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止または消去、第三者への提供の停止および第三者提供記録の開示を請求できます。ご請求は support@cortexanote.com で受け付けます。ご請求の際は、運転免許証等の公的な書類により本人確認を行います。代理人からのご請求の場合は、代理権を証明する書類をご提出いただきます。これらの手続に手数料は申し受けません（今後、法令に従い設定する場合は本ページで公表します）。医療機関から業務の委託を受けて取り扱う情報については、委託元である医療機関が請求権の主体となる場合がありますので、その旨をご案内することがあります。ご請求は、受領および本人確認の完了後、遅滞なく（目安として 2 週間以内）対応し、結果を書面または電磁的方法により通知します。ご請求に応じられない場合は、その理由を説明します。
本ポリシーの改定
当社は、Recorder の機能追加、連携先の変更、ワークスペース機能の追加または地域ごとの要件への対応に伴い、本ポリシーを改定することがあります。重要な変更は、製品内またはワークスペースの管理者へのメールでご案内します。改定後の本サービスの継続利用をもって、改定後のポリシーにご同意いただいたものとみなします。
苦情・お問い合わせ
本ポリシーに関するご質問、苦情および開示等のご請求は support@cortexanote.com までお寄せください。当社は、苦情のお申出を適切かつ迅速に処理するため、受付、事実確認、回答および記録の管理体制を整備しています。データ保護責任者を設置している組織は、当社のアカウント担当者にもお申出内容をお知らせください。
“CortexaNote が、アカウント、ワークスペース、録音、文字起こし、ノート、サポートおよびウェブサイトに関する個人情報をどのように取り扱うかを、個人情報の保護に関する法律（APPI）を含む適用される法令に沿って説明します。”
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